Contar con un software de gestión de la formación adecuado resulta clave si queremos llevar a cabo un control correcto de nuestros clientes, de las acciones formativas que desarrollamos, de las comunicaciones que realizamos a Fundae, etc.

Lo ideal será llegar a una situación donde nuestro volumen de clientes sea tal que no podamos atenderlo manualmente con una simple hoja de cálculo y unos documentos hechos a mano. Es en este punto cuando nos debemos plantear el cambio a un software comercial especializado en la gestión de la formación que nos permita profesionalizar más, si cabe, nuestro servicio.

Existen multidud de soluciones y al igual que ocurre en otras áreas como pueden ser recursos humanos, administración o la fuerza de ventas, deberemos meditar con tranquilidad antes de decantarnos por una o por otra.

El momento de la elección es importante ya que nos condicionará en el futuro. Por este motivo, es importante tener claras desde un principio nuestras necesidades y los objetivos que pretendemos conseguir con este tipo de adquisición. No debemos olvidar que una vez empecemos a trabajar con un proveedor, el cambio a otro supondrá un elevado coste tanto en tiempo, en formación del nuevo producto como en inversión económica.

Así pues, nuestro software de gestión de la formación debería:

  • Estar adaptado a nuestras necesidades.
  • Permitir gestionar toda la labor técnica de gestión, tutorización y administrativa de nuestros clientes y acciones formativas.
  • Contar con un sistema documental que nos permita no tener que generar documentos a mano.
  • Permitir la carga masiva de datos.
  • Agilizar la comunicación con Fundae.
  • Facilitar la realización de auditorías de control.
  • Tener la posibilidad de ampliación por módulos: facturación, recursos humanos, licitaciones, etc.
  • Contar con un servicio de soporte técnico.

En definitiva, con un software de gestión de la formación buscamos:

  • Optimizar nuestro tiempo.
  • Tener un mayor control de los grupos formativos.
  • Facilitar las tareas de gestión técnica.
  • Facilitar la labor de tutorización de los alumnos.
  • Disminuir el riesgo de incidencias.
  • Optimizar costes.

Una simple búsqueda en la red nos arroja multitud de resultados sobre este tipo de productos. No nos dejemos llevar por las apariencias ni por ofertas sospechosamente irrechazables. Analicemos, contactemos con varios proveedores y preguntemos todas las dudas que nos puedan surgir.

También será importante conocer quién está detrás de cada herramienta, puesto que no será igual una aplicación desarrollada por profesionales del sector que otra sin un bagaje y una solvencia acreditada.

¿Qué experiencia tenéis con este tipo de productos?

Un abrazo.


Jose Luis Balaguer

Psicólogo, auditor de formación bonificable, master en Dirección y Gestión de RRHH y técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales. Me gusta escribir, las nuevas tecnologías, el deporte y la naturaleza. Actualmente trabajo como técnico de formación.

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