Los que estamos acostumbrados a gestionar expedientes de acciones formativas bonifiables sabemos que éstos no se cierran una vez notificamos su finalización en Fundae.

Los resultados de las labores de seguimiento y control por parte de la Administración suelen demorarse una media de dos años. Si continúa la tendencia, en 2020 sabremos los resultados de las acciones formativas gestionadas este año.

Por todo ello, nosotros debemos ser más rápidos y adelantarnos a esta situación. En otras ocasiones ya os he hablado sobre cómo las alarmas de la Aplicación Telemática nos pueden ayudar a evitar futuros requerimientos. Hoy me gustaría centrarme en las auditorías de formación.

Según la RAE en su primera acepción, la auditoría es una revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse. Por lo tanto, una auditoría de formación bonificable consistirá en realizar una revisión sistemática para comprobar que las diferentes acciones formativas se han llevado a cabo siguiendo las reglas marcadas en la normativa.

Fases para la elaboración de una auditoría de formación

El primer paso para desarrollar una auditoría de formación será, claro está, conocer la normativa que regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo.

A medida que adquirimos experiencia podremos identificar los puntos críticos a los que deberemos prestar especial atención y cuidado durante la auditoría.

Con todo, lo recomendable será elaborar una lista de comprobación o checklist que incluya tanto aspectos generales a tener en cuenta como los puntos críticos que hayamos determinado (cofinanciación privada, desglose de costes, seguimientos tutoriales…).

Una auditoría de formación, a imagen y semejanza de otro tipo de auditorías, deberá realizarse a partir de una muestra significativa de la totalidad de acciones formativas realizadas; para ello nos puede ayudar adoptar el rol de la Administración.

Recomendaciones para una buena auditoría de formación

Ahora únicamente nos queda poner en marcha la auditoría. Me animo a enumeraros algunas recomendaciones:

  • Planifica los recursos necesarios para llevarla a cabo (personas implicadas, tiempos, infraestructuras…).
  • Deja a un lado las creencias previas. Intenta actuar de la forma más objetiva posible.
  • Presta especial atención a los puntos críticos.
  • Ayúdate de la lista de comprobación que has elaborado, aunque si encuentras algún indicio de posible error, investígalo.
  • Anota los resultados que vayas obteniendo, tanto positivos como negativos.
  • Realiza un informe final.
  • Agradece a todas las personas implicadas su colaboración, una vez finalizado el proceso.
  • Adopta, si es necesario y posible, medidas correctoras y preventivas.
  • Planifica auditorías periódicas.
Conclusiones

Como hemos visto, gracias a las auditorías podemos anticipar las desviaciones en el desarrollo de las acciones formativas. Además, nos ayuda a corregirlas y a adoptar medidas preventivas para el futuro.

Por otro lado, la puesta en marcha de auditorías de formación, por los resultados que se pueden obtener, ayudarán a cuidar nuestra cartera de clientes ya que disminuirán el número de requerimientos que reciban por parte de la Administración.

Por último, este trabajo es fundamental para mejorar la calidad de nuestros servicios y acercarlos a los criterios EFQM de excelencia.


Jose Luis Balaguer

Psicólogo, auditor de formación bonificable, master en Dirección y Gestión de RRHH y técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales. Me gusta escribir, las nuevas tecnologías, el deporte y la naturaleza. Actualmente trabajo como técnico de formación.

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